Datenschutzhinweis für Videokonferenzen

Die nachfolgenden Datenschutzhinwesie beziehen sich auf den Einsatz der nachfolgenden Video Konferenzsysteme bei der Serviceplan Group SE & Co. KG:

·         GoToWebinar

(nachfolgend: Video Konferenzsysteme)

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Video Konferenzsysteme informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen Video Konferenzsysteme, um Seminare und Schulungen durchzuführen (nachfolgend: „Online-Webinare“). Die Video Konferenzsysteme werden technisch vom jeweiligen Anbieter zur Verfügung gestellt. Die Regelungen des jeweiligen Anbieters zur Nutzung bleiben unberührt.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Webinare stehen, ist die Serviceplan Group SE & Co. KG.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung des Video Konferenzystems werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einer Online-Schulung machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese in der Online-Schulung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.

Um an einer Online-Schulung teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wenn wir Online-Schulung aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen dies transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Im Regelfall erfolgt keine Aufzeichnung der Online-Schulung. Dies gilt auch für die Chatfunktion.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Serviceplan Group SE & Co. KG verarbeitet werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Webinare verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Die Anbieter der Video-Konferenzsysteme haben ihren Sitz zum Teil in den USA. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit den Anbietern jeweils einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung und zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Sie erreichen diesen wie folgt:

Dr. Georg F. Schröder, LL.M.

legal data Schröder Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Rechtsanwalt / Datenschutzbeauftragter

Prannerstr. 10

80333 München / Germany

Tel.: +49-89 - 954 597 520

Fax: +49-89 - 954 597 522

E-Mail: georg.schroeder@legaldata.law

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.